Recupere su tiempo y gane tranquilidad. Un servicio de property management profesional o de gestión de propiedad se encarga de la operación diaria para que su comunidad funcione perfectamente.
¿Qué es el property management?
El servicio de Property Management se encarga de la gestión y operación diaria de la copropiedad. El concepto erróneo más común es verlo como un simple rol de "cobrador". La realidad es que un Property Manager es el director de orquesta de la comunidad: supervisa el mantenimiento, gestiona al personal, atiende a los residentes y ejecuta las decisiones del Consejo. Su función es asegurar que el edificio se mantenga en óptimas condiciones y que la convivencia sea armoniosa.
El resultado soñado para un Consejo de Administración es la tranquilidad operativa. Es saber que hay un profesional a cargo de la resolución de problemas diarios, liberando a los miembros del Consejo de tener que atender quejas sobre una luz quemada o una fuga de agua a toda hora. Es tener la confianza de que los planes de mantenimiento preventivo se están ejecutando, que los proveedores son gestionados eficientemente y que el presupuesto se está cumpliendo. En esencia, es poder ejercer su rol de gobierno y supervisión, en lugar de estar atrapado en la microgestión del día a día.
Excelencia operativa bajo el enfoque de property management
En Control 24 Administration Services, aplicamos los principios del Property Management para ofrecer una administración profesional, eficiente y orientada a resultados en propiedades horizontales residenciales, comerciales y mixtas.
Nuestro enfoque combina la gestión operativa del día a día con un sólido control financiero y una atención personalizada a los residentes y propietarios, asegurando el buen funcionamiento, la conservación y la valorización de los bienes comunes.
¿Qué incluye nuestra gestión como Property Managers?
- Administración operativa: Supervisamos todos los servicios necesarios para el funcionamiento óptimo de la propiedad: aseo, vigilancia, mantenimiento, jardinería, residuos, entre otros.
- Gestión financiera transparente: Elaboramos presupuestos anuales, controlamos gastos, ejecutamos cobros y pagos, y entregamos reportes financieros claros y actualizados.
- Atención al cliente y convivencia: Mantenemos canales de comunicación eficaces con los copropietarios, atendemos solicitudes, resolvemos conflictos y promovemos la sana convivencia.
- Supervisión de contratos y proveedores: Seleccionamos, contratamos y controlamos a los proveedores para garantizar calidad, cumplimiento y optimización de recursos.
- Cumplimiento normativo y legal: Aseguramos que todas las operaciones se realicen bajo el marco legal vigente, cumpliendo con los requisitos técnicos, contables y jurídicos.
Nuestro valor agregado
- Plataformas digitales para facilitar la interacción entre la administración y los residentes.
- Atención personalizada con gestores asignados a cada propiedad.
- Experiencia y respaldo en el manejo de comunidades, edificios y proyectos complejos.
¿Cómo una gestión de proveedores y contratos eficiente optimiza los gastos?
Una de las funciones más importantes de un Property Manager es la gestión de proveedores y contratos. En una copropiedad, se necesitan múltiples servicios externos: seguridad, aseo, jardinería, mantenimiento de ascensores, etc. Una gestión ineficiente en esta área es la principal causa de la optimización de gastos comunes deficiente. Un Property Manager profesional no se limita a pagar las facturas; se encarga de buscar, cotizar y seleccionar a los mejores proveedores basándose en la calidad, el servicio y el precio. Además, negocia contratos que protejan los intereses de la copropiedad, con cláusulas claras sobre el alcance del servicio y las penalizaciones por incumplimiento.
Este enfoque proactivo asegura que la comunidad reciba el mejor servicio posible al precio más justo, evitando sobrecostos y garantizando que cada peso del presupuesto se invierta de manera inteligente. La supervisión constante del trabajo de estos proveedores es igualmente crucial para asegurar que cumplan con lo pactado. Delegar esta tarea en un Property Manager libera al Consejo de la enorme carga de tener que licitar y supervisar a cada contratista, al tiempo que garantiza una gestión financiera más responsable y eficiente para todos los residentes.
La importancia de los planes de mantenimiento preventivo para el activo
Un Property Manager eficaz opera bajo el principio de que es mucho más económico prevenir que reparar. Por ello, la implementación de planes de mantenimiento preventivo es un pilar de su gestión. Esto implica crear un calendario detallado para la revisión y el mantenimiento de todos los equipos y sistemas críticos del edificio: bombas de agua, planta eléctrica, sistemas de citofonía, equipos de la piscina, etc. Realizar estas revisiones periódicas previene fallos inesperados, que no solo son costosos, sino que también afectan gravemente la calidad de vida de los residentes.
Este enfoque proactivo protege el valor del patrimonio de todos los propietarios. Un edificio con equipos bien mantenidos tiene una vida útil más larga y sufre menos averías, lo que se traduce en menos cuotas extraordinarias y una mayor valorización del inmueble a largo plazo. Un buen Property Manager no espera a que las cosas se rompan; se anticipa. Esta gestión técnica asegura que el activo más importante de la comunidad, el edificio mismo, se conserve y funcione de manera óptima, brindando seguridad y confianza a todos los residentes.
El rol del software y los KPIs en una administración transparente
La administración moderna de propiedades ya no se basa en hojas de cálculo y carpetas físicas. Un Property Manager profesional utiliza software para administración de edificios como una herramienta central. Estas plataformas permiten una comunicación con residentes mucho más fluida y eficiente. Los propietarios pueden reportar un problema, reservar un área común o consultar un comunicado a través de una aplicación móvil, y el Consejo puede ver el estado de cada solicitud en tiempo real. Esto aumenta la transparencia y mejora drásticamente la percepción del servicio y la satisfacción de la comunidad.
Además, la tecnología permite una gestión basada en datos. Se pueden establecer indicadores de gestión para condominios (KPIs) para medir objetivamente el rendimiento de la administración. KPIs como el tiempo promedio de respuesta a solicitudes, el porcentaje de recaudo de cartera o el cumplimiento del presupuesto de mantenimiento permiten al Consejo evaluar el trabajo del Property Manager con hechos, no con impresiones. Este enfoque basado en la tecnología y los datos es la marca de una administración profesional y transparente que rinde cuentas a la comunidad que sirve.
La gestión de seguros para copropiedades y la tranquilidad del consejo
La correcta gestión de los seguros para copropiedades es una responsabilidad crítica del Consejo de Administración, y un área donde un Property Manager experto aporta un valor inmenso. No se trata solo de asegurarse de que la póliza de incendio y áreas comunes esté al día. Un Property Manager profesional realiza una evaluación de riesgos completa para garantizar que la copropiedad tenga todas las coberturas necesarias, como la responsabilidad civil para miembros del consejo, y que los valores asegurados sean los correctos para evitar el infraseguro. Esta gestión proactiva protege el patrimonio de todos ante un siniestro.
En caso de un incidente, el Property Manager se encarga de todo el proceso de reclamación. Documenta los daños, presenta el reclamo a la aseguradora y hace un seguimiento constante hasta que la indemnización sea pagada y las reparaciones se completen. Esto libera al Consejo de una tarea compleja y estresante en un momento de crisis. Saber que un profesional está manejando la relación con la aseguradora y velando por los intereses de la comunidad proporciona una enorme tranquilidad y asegura una resolución más rápida y favorable del siniestro.
Preguntas frecuentes
Las funciones de un Property Manager son amplias y cubren todas las operaciones diarias de una copropiedad. En el área financiera, es responsable de la recaudación de las cuotas de administración, el pago a proveedores, la elaboración del presupuesto anual y la presentación de informes contables mensuales al Consejo. En el área operativa, supervisa y coordina al personal del edificio (conserjes, personal de aseo) y gestiona todos los contratos de servicios, desde la seguridad hasta la jardinería. También es el encargado de implementar y supervisar el plan de mantenimiento preventivo de todos los equipos y áreas comunes.
Además, una de sus funciones más importantes es la comunicación y el servicio al cliente. Actúa como el principal punto de contacto para los residentes, atendiendo sus solicitudes, resolviendo problemas y asegurando el cumplimiento del reglamento de propiedad horizontal para mantener una convivencia armoniosa. En resumen, el Property Manager es el ejecutor de las decisiones del Consejo de Administración y el responsable de que la copropiedad funcione de manera eficiente, segura y ordenada en el día a día. Es el rol que garantiza la calidad de vida en la comunidad.
El Property Management funciona como una extensión del Consejo de Administración, actuando como el brazo ejecutor de sus decisiones y la cara visible de la administración ante los residentes. El proceso comienza con la firma de un contrato de prestación de servicios que detalla las responsabilidades y honorarios. A partir de ahí, el Property Manager asume el control de las operaciones diarias. Implementa sistemas y procesos para la gestión financiera, el mantenimiento y la comunicación, utilizando a menudo un Property Management System (PMS), que es un software especializado para centralizar todas estas tareas.
El Property Manager trabaja en estrecha colaboración con el Consejo, presentando informes periódicos sobre el estado financiero y operativo de la copropiedad, y proporcionando recomendaciones para la toma de decisiones. Aunque el Consejo mantiene la autoridad final, delega la ejecución en el Property Manager. Este modelo permite que el Consejo se enfoque en la estrategia y la supervisión, mientras que el profesional se encarga de la compleja logística del día a día, asegurando una gestión eficiente y profesional que de otro modo sería una carga de tiempo completa para los miembros voluntarios del Consejo.
Un Contrato de Property Management, también conocido como contrato de administración de propiedades o contrato de management, es el documento legal que formaliza la relación entre la copropiedad (representada por el Consejo de Administración) y la empresa o persona que prestará los servicios de administración. Este contrato es de vital importancia, ya que define claramente el alcance de los servicios, las responsabilidades de cada parte, los honorarios de la administración y la duración del acuerdo. Es el documento que rige la relación y protege a ambas partes.
Un buen contrato debe detallar específicamente las funciones que asumirá el administrador en áreas como la gestión financiera (elaboración de presupuestos, cobro de cartera), el mantenimiento (supervisión de reparaciones, gestión de proveedores), y la gestión de la comunidad (atención a residentes, aplicación del reglamento). También debe establecer la frecuencia y el formato de los informes que se presentarán al Consejo. Revisar cuidadosamente este contrato es una de las tareas más importantes del Consejo al seleccionar un administrador, para asegurar que las expectativas y responsabilidades estén claras desde el principio.
Un Property Management System (PMS) es un software para la administración de edificios**. Es una plataforma tecnológica diseñada para ayudar a los administradores y a los consejos a gestionar todas las facetas de una copropiedad de manera centralizada y eficiente. Un PMS moderno suele ser una aplicación basada en la nube que integra múltiples funcionalidades en un solo lugar. Para los residentes, ofrece un portal o una aplicación móvil donde pueden pagar sus cuotas de administración, reportar problemas de mantenimiento, reservar áreas comunes y recibir comunicados importantes de la administración.
Para el administrador y el Consejo, el PMS es un potente centro de control. Automatiza tareas contables, permite hacer un seguimiento detallado de las solicitudes de mantenimiento desde su creación hasta su cierre, y mantiene un registro de toda la comunicación con los residentes. Esto no solo aumenta la eficiencia operativa, sino que también mejora la transparencia y la rendición de cuentas. La implementación de un PMS es una de las señales de una administración moderna y profesional, que utiliza la tecnología para mejorar la calidad de vida de la comunidad.
