Modernice las reglas de su comunidad para el futuro. La reforma de reglamentos internos es la herramienta clave para una convivencia clara y una copropiedad valorizada.
¿Qué es la reforma de reglamentos internos?
La reforma de reglamentos internos es el proceso jurídico y comunitario mediante el cual se actualiza y moderniza el documento que rige la vida en la copropiedad. El concepto erróneo más común es verlo como un simple cambio de "normas de convivencia". En realidad, es una reforma estructural de la "constitución" del edificio, que afecta desde los coeficientes de copropiedad hasta el uso de los bienes privados y comunes, y debe hacerse siguiendo un procedimiento legal estricto para que sea válido.
El resultado soñado es tener un reglamento claro, justo, legalmente sólido y, sobre todo, adaptado a la realidad actual de la comunidad. Es eliminar las ambigüedades que generan conflictos, regular las nuevas dinámicas como los alquileres de corta estancia o la instalación de nuevas tecnologías, y proporcionar a la administración herramientas eficaces para hacer cumplir las normas. Una reforma exitosa no solo mejora la convivencia, sino que también protege y aumenta el valor de la propiedad al demostrar una gobernanza proactiva y moderna.
En Control 24 Administration Services entendemos que el reglamento de propiedad horizontal es la base jurídica y organizativa de cualquier copropiedad. Sin embargo, con el paso del tiempo, cambios normativos, transformaciones en el uso de los espacios o nuevas dinámicas de convivencia, estos documentos requieren ajustes para seguir siendo efectivos.
Por eso, ofrecemos un servicio especializado en reforma, actualización y ajuste de reglamentos de propiedad horizontal, adaptando las normas internas a las necesidades actuales de la comunidad, con pleno respaldo legal y técnico.
¿Qué incluye la gestión en reformas de reglamentos?
- Diagnóstico normativo: Evaluamos el reglamento actual y detectamos vacíos, inconsistencias o artículos desactualizados frente a la Ley 675, el Código Civil, sentencias recientes o nuevas realidades del inmueble.
- Diseño de propuestas de reforma: Redactamos propuestas claras, legales y adaptadas a las necesidades específicas de la copropiedad (residencial, comercial, mixta o turística).
- Acompañamiento legal y técnico: Brindamos asesoría jurídica durante todo el proceso de reforma, incluyendo la convocatoria, aprobación en asamblea, redacción del acta y registro ante notaría y entes estatales.
- Socialización con la comunidad: Explicamos a los copropietarios los cambios propuestos, su impacto, beneficios y el procedimiento legal para su aprobación, fomentando la participación y el consenso.
- Formalización y entrega: Nos encargamos del proceso de protocolización, legalización y entrega oficial del nuevo reglamento a la comunidad y a las entidades pertinentes.
¿Por qué actualizar el reglamento?
- Adaptación a normas vigentes y jurisprudencia actual.
- Regulación de nuevas realidades: mascotas, alquiler turístico, uso de zonas comunes, sostenibilidad, etc.
- Prevención de conflictos por ambigüedades o vacíos legales.
- Fortalecimiento de la gobernanza y convivencia en la comunidad.
Nuestro compromiso
En Control 24 Administration Services ayudamos a construir comunidades organizadas, claras y legalmente protegidas. Un reglamento actualizado es una herramienta de orden, equidad y convivencia.
¿Cómo modificar el reglamento de propiedad horizontal paso a paso?
Saber cómo modificar el reglamento de propiedad horizontal es fundamental para que el proceso sea exitoso y legalmente vinculante. El primer paso es la preparación. El Consejo de Administración, o un comité designado, debe identificar las áreas del reglamento que son obsoletas o problemáticas y redactar una propuesta de reforma clara y bien fundamentada. Este borrador debe ser socializado con los propietarios antes de la asamblea para recoger sus inquietudes y construir consenso. El segundo paso es la convocatoria. Se debe convocar a una Asamblea General de Propietarios, indicando de forma explícita en el orden del día que se tratará la reforma del reglamento.
El tercer paso es la aprobación. En la asamblea, la propuesta de reforma debe ser aprobada por la mayoría necesaria para reformar estatutos, que según la Ley 675 de 2001 en Colombia, es una mayoría calificada del 70% del total de los coeficientes de copropiedad. El cuarto y último paso es la formalización. El acta de la asamblea donde se aprueba la reforma debe ser elevada a escritura pública ante una notaría y posteriormente realizar la inscripción de la reforma de reglamento en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Sin este último paso, la reforma no tiene validez legal.
¿Por qué es crucial la adaptación del reglamento a nuevas leyes?
La adaptación del reglamento a nuevas leyes no es una opción, es una obligación. Las leyes que rigen la propiedad horizontal, el tratamiento de datos (Habeas Data), la seguridad y la convivencia ciudadana están en constante evolución. Un reglamento que no se actualiza puede contener cláusulas que ya no son legales o, peor aún, puede carecer de las herramientas necesarias para cumplir con las nuevas exigencias legales. Por ejemplo, normativas recientes sobre el manejo de datos personales exigen que las copropiedades tengan políticas claras, y esto debe reflejarse en el reglamento.
Un reglamento desactualizado expone a la copropiedad y a sus administradores a riesgos legales y posibles sanciones. Si el reglamento no se ajusta a la ley, las decisiones basadas en él pueden ser impugnadas y declaradas nulas. Contar con una asesoría legal durante el proceso de reforma garantiza que el nuevo texto no solo resuelva los problemas internos de la comunidad, sino que también se alinee completamente con el marco jurídico vigente, proporcionando una base legal sólida y segura para la gobernanza de la copropiedad en los años venideros.
La redacción de cláusulas de uso y goce de bienes comunes
Una de las principales fuentes de conflicto en una copropiedad es la ambigüedad en las cláusulas de uso y goce de bienes comunes. Un reglamento antiguo puede no contemplar realidades modernas como el uso de salones sociales para teletrabajo, la instalación de estaciones de carga para vehículos eléctricos o la regulación de alquileres de corta estancia tipo Airbnb. Una reforma del reglamento es la oportunidad perfecta para realizar una redacción de estatutos de condominio que sea clara, precisa y que aborde estas nuevas dinámicas de frente.
Una redacción profesional de estas cláusulas define claramente qué se puede y qué no se puede hacer en cada área, cuáles son los horarios, los procedimientos de reserva y las sanciones por incumplimiento. Esto no busca restringir, sino proteger el derecho de todos los residentes a disfrutar de las áreas comunes de manera equitativa y ordenada. Un reglamento con cláusulas claras y bien redactadas es la mejor herramienta que puede tener un administrador para prevenir conflictos y mantener una convivencia armoniosa, eliminando las "zonas grises" que tanto desgastan a la comunidad.
Entendiendo el proceso de protocolización y el costo de la reforma
El proceso de protocolización de reformas es el paso final que da validez legal a las decisiones de la asamblea. Una vez que la reforma ha sido aprobada por la mayoría calificada, el administrador debe llevar el acta de la asamblea a una notaría. El notario verificará que el acta cumpla con todos los requisitos legales (convocatoria, quórum, mayorías) y la elevará a escritura pública. Posteriormente, esta escritura pública debe ser inscrita en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos en el folio de matrícula inmobiliaria de cada una de las unidades privadas de la copropiedad.
Es importante que el Consejo de Administración contemple el costo de la reforma de reglamento dentro de su planificación. Estos costos incluyen los honorarios de la asesoría legal para la redacción y revisión de la propuesta, y los gastos notariales y de registro. Si bien representa una inversión, es un costo necesario para garantizar la seguridad jurídica de la copropiedad. Intentar hacer una reforma sin la debida formalización legal es un esfuerzo inútil, ya que las nuevas normas no podrán ser exigidas legalmente, dejando a la comunidad exactamente en el mismo punto de partida.
Preguntas frecuentes
Para modificar el reglamento de propiedad horizontal se necesita, en primer lugar, una propuesta de reforma clara y justificada, usualmente preparada por el Consejo de Administración con asesoría legal. El paso más importante es la aprobación en la Asamblea General de Propietarios. La Ley 675 de 2001 en Colombia exige una mayoría calificada** del setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad del total del edificio o conjunto. Esto significa que no basta con la mayoría de los asistentes a la reunión, sino que se requiere el voto favorable de un grupo que represente el 70% de la propiedad total.
Una vez obtenida esta aprobación, el proceso no termina ahí. El acta de la asamblea que contiene la reforma debe ser **protocolizada** mediante escritura pública en una notaría. Finalmente, esta escritura pública debe ser **inscrita** en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente. Solo después de este registro, la reforma del reglamento adquiere plena validez legal y es oponible a todos los propietarios y a terceros. Es un proceso riguroso que requiere tanto el consenso de la comunidad como el cumplimiento de las formalidades legales.
Un reglamento de propiedad horizontal se modifica cuando se presenta la necesidad de actualizarlo para que responda a la realidad actual de la copropiedad o al marco legal vigente. Una de las razones más comunes es cuando el reglamento original, redactado por la constructora, se vuelve obsoleto o ambiguo, generando conflictos de convivencia. También se modifica para regular nuevas realidades no contempladas originalmente, como la tenencia de mascotas, la regulación de alquileres de corta estancia tipo Airbnb, o la instalación de nuevas tecnologías como paneles solares o estaciones de carga de vehículos eléctricos.
Otra razón fundamental para la modificación es la **adaptación del reglamento a nuevas leyes**. Cuando se expiden nuevas normas que afectan a la propiedad horizontal, es imperativo actualizar el reglamento para que no entre en conflicto con la legislación de rango superior. La modificación es un acto de buena gobernanza que busca mejorar la claridad, la convivencia y la seguridad jurídica de la comunidad. Es un proceso que debe ser liderado por un Consejo de Administración proactivo que reconoce la necesidad de que las "reglas del juego" evolucionen con el tiempo.
La ley colombiana no establece un plazo o una fecha límite general para que todas las copropiedades actualicen sus reglamentos. La obligación de actualizar no está atada a un calendario, sino a la necesidad. La necesidad surge cuando el reglamento existente entra en conflicto con una nueva ley, o cuando la comunidad decide que sus normas internas ya no son adecuadas. Por ejemplo, cuando se expidió la Ley 675 de 2001, muchas copropiedades con reglamentos antiguos tuvieron que iniciar procesos de reforma para adaptarse al nuevo marco legal, pero no había una fecha perentoria para hacerlo.
Por lo tanto, el plazo lo define la propia copropiedad a través de su Asamblea. Es una decisión que debe tomar la comunidad cuando identifica que su "constitución" interna está generando más problemas que soluciones. Un Consejo de Administración diligente debe evaluar periódicamente el reglamento y proponer una reforma a la Asamblea cuando sea necesario para garantizar la buena marcha de la comunidad. La urgencia del plazo la dictan los problemas de convivencia o los riesgos legales que un reglamento obsoleto esté generando en el presente.
El único mecanismo para modificar un reglamento de propiedad horizontal es a través de una decisión tomada por la **Asamblea General de Propietarios**. Ningún otro órgano, ni el Consejo de Administración ni el administrador, tienen la facultad de cambiar el reglamento por sí solos. El proceso debe seguir los pasos formales: primero, una propuesta de reforma debe ser incluida en el orden del día de una asamblea debidamente convocada. Segundo, la propuesta debe ser debatida y votada en la asamblea. Para su aprobación, se requiere una **mayoría calificada del 70%** de los coeficientes de copropiedad.
Una vez que la asamblea ha aprobado la reforma con la mayoría requerida, el acta de esa reunión se convierte en el documento base para la legalización. Dicha acta debe ser llevada a una notaría para ser elevada a escritura pública. Este paso es conocido como la **protocolización**. Finalmente, la nueva escritura pública debe ser inscrita en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos para que la modificación tenga plena validez y sea legalmente exigible a todos los propietarios y residentes. Sin el cumplimiento de todos estos pasos, cualquier intento de modificación es nulo.
Es importante aclarar que, a la fecha, la ley que rige la propiedad horizontal en Colombia sigue siendo la **Ley 675, que entró en vigor en el año 2001**. Si bien ha habido varios proyectos de ley que han buscado reformarla o actualizarla a lo largo de los años para abordar nuevas realidades, ninguno ha completado exitosamente su trámite en el Congreso para convertirse en una nueva ley. Por lo tanto, no hay una "nueva ley de propiedad horizontal" que esté por entrar en vigor próximamente. Todas las decisiones y procedimientos en una copropiedad deben seguir basándose en lo estipulado por la Ley 675.
Lo que sí ocurre con frecuencia es la expedición de nuevas leyes sobre temas específicos que afectan a las copropiedades, como normativas sobre protección de datos, tenencia de mascotas o seguridad en piscinas. Es la obligación del Consejo de Administración y del administrador estar al tanto de estas nuevas leyes y asegurar que el reglamento y las prácticas de la comunidad se adapten a ellas. La reforma del reglamento es a menudo el vehículo para incorporar estos cambios y garantizar que la copropiedad se mantenga siempre al día con el marco legal vigente en el país.
Páginas de referencia
- Ley 675 de 2001 (Régimen de Propiedad Horizontal) - Senado de Colombia
- Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio de Colombia
- Lonja de Propiedad Raíz de Bogotá
