La entrega final define el éxito de su proyecto. Una administracion provisional experta garantiza una transición impecable del constructor a la comunidad.
¿Qué es la administracion provisional?
Para un Gerente de Proyectos de una constructora, la administración provisional es una fase estratégica y temporal de gestión que actúa como el puente entre la finalización de la obra y la entrega del gobierno a los nuevos propietarios. El concepto erróneo más costoso es verla como un mero trámite legal. En realidad, es el proceso de "puesta en marcha" de la comunidad. Es la etapa donde un administrador experto establece todos los sistemas operativos, financieros y de convivencia que permitirán que el edificio funcione de manera autónoma y eficiente en el futuro.
El resultado soñado es una transición tan ordenada y profesional que la reputación de su constructora se vea fortalecida. Es la tranquilidad de saber que un equipo especializado está manejando las expectativas de los nuevos propietarios, estableciendo un presupuesto inicial sostenible y organizando una primera asamblea exitosa. Una administración provisional eficaz no solo cumple con la ley, sino que también protege a la constructora de la carga operativa y las posibles quejas de la postventa, asegurando un cierre de proyecto limpio y exitoso, y sentando las bases para una comunidad próspera y bien gestionada desde el primer día.
Administración estratégica desde el inicio del proyecto
En Control 24 Administration Services, ofrecemos un servicio especializado en administración provisional de propiedad horizontal, acompañando a las constructoras, promotoras y fiduciarias durante las etapas previas a la entrega y constitución formal de la copropiedad.
Nuestra experiencia nos permite asumir el control administrativo, técnico, operativo y financiero de los proyectos en transición, asegurando una entrega organizada, eficiente y transparente a los futuros propietarios, al consejo de administración y administración definitiva.
¿Qué hacemos como administradores provisionales?
- Planeación y puesta en marcha: Nos encargamos de la apertura contable, la gestión documental, la contratación de servicios básicos, seguros, personal operativo y proveedores.
- Gestión operativa inicial: Implementamos los procesos de mantenimiento, limpieza, seguridad y logística desde el primer día, garantizando el buen funcionamiento del conjunto o edificio.
- Comunicación con propietarios: Mantenemos informados a los compradores sobre el avance del proyecto, reglamento de propiedad horizontal, cuotas iniciales y próximos pasos hacia la formalización de la administración.
- Transición ordenada: Acompañamos la conformación de la asamblea y el consejo de administración, y entregamos toda la documentación e información de forma estructurada y transparente.
Nuestro compromiso
Como administradores provisionales, no solo aseguramos el inicio correcto de la vida en comunidad, sino que sentamos las bases para una gestión sólida, transparente y eficiente en el largo plazo. En Control 24 Administration Services, entendemos que un buen comienzo es clave para el éxito de cualquier propiedad horizontal.
¿Cómo se gestionan los servicios públicos y el personal inicial?
Cuando un edificio nuevo cobra vida, una de las primeras tareas críticas es la gestión de servicios públicos provisionales. Un administrador provisional se encarga de asegurar que los contratos de servicios para las áreas comunes (energía, agua, aseo) estén activos y se facturen correctamente a nombre de la nueva copropiedad, no de la constructora. Esto implica una coordinación meticulosa para evitar interrupciones en el servicio y asegurar que los costos se transfieran adecuadamente. Paralelamente, es fundamental la contratación de personal de vigilancia y aseo, seleccionando empresas confiables que garanticen la seguridad y el mantenimiento de las instalaciones desde el momento en que los primeros residentes se mudan.
Este proceso logístico puede ser increíblemente demandante para un equipo de proyectos enfocado en finalizar la obra. Delegar esta responsabilidad en un administrador provisional experto es una decisión de eficiencia. Un profesional se encarga de toda la licitación, contratación y supervisión inicial, implementando los protocolos de operación que aseguran un funcionamiento impecable de las áreas comunes. Esto permite a su equipo concentrarse en sus responsabilidades de construcción, sabiendo que la parte operativa del nuevo edificio está en manos competentes, garantizando una experiencia positiva para los primeros residentes.
¿Qué protocolo se sigue para las PQR iniciales y los manuales?
La llegada de los primeros propietarios inevitablemente trae consigo la primera ola de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR). Un protocolo de PQR iniciales bien estructurado es vital para gestionar las expectativas y proteger a la constructora. Un administrador provisional actúa como un filtro profesional y un único punto de contacto. Centraliza todas las solicitudes, las clasifica para determinar si corresponden a garantías de construcción o a temas de convivencia, y las gestiona de acuerdo a un procedimiento claro. Esto evita que su equipo de postventa se vea abrumado por solicitudes repetitivas o que no le corresponden.
Al mismo tiempo, una de las funciones más importantes de esta fase es la entrega de manuales del propietario. Un administrador provisional se encarga de recopilar y entregar a cada residente la documentación clave sobre su inmueble y sobre el funcionamiento de la copropiedad, incluyendo una copia de los estatutos de la propiedad horizontal. Este acto de comunicación proactiva educa a los nuevos propietarios, reduce la incertidumbre y disminuye significativamente el número de consultas y quejas futuras, sentando las bases para una relación armoniosa entre los residentes y la administración.
¿Cómo se establece el fondo de imprevistos y se convoca la asamblea?
La salud financiera de una copropiedad comienza con la correcta estructuración de su presupuesto inicial. El administrador provisional es responsable de calcular y comenzar la recaudación del fondo de imprevistos inicial, un capital esencial que la ley exige para cubrir gastos urgentes y no planificados. La correcta constitución de este fondo desde el principio protege a la nueva comunidad de tener que recurrir a cuotas extraordinarias ante la primera emergencia, garantizando su estabilidad financiera. Este es un paso crucial que demuestra una gestión responsable y con visión de futuro.
El clímax de la administración provisional es la convocatoria y celebración de la asamblea de constitución de la copropiedad. Este es el evento formal donde la constructora entrega el control a la comunidad. El administrador provisional es el encargado de orquestar esta asamblea, asegurándose de que la convocatoria cumpla con todos los requisitos legales, preparando los informes financieros y de gestión, y guiando el proceso para la conformación del primer consejo de administración. Una asamblea bien dirigida asegura una transición de poder ordenada y profesional, culminando exitosamente el ciclo del proyecto para la constructora.
Preguntas frecuentes
La administración provisional, en el contexto de la propiedad horizontal, es la gestión temporal que ejerce el constructor de un edificio o conjunto nuevo, directamente o a través de un tercero, durante la fase inicial del proyecto. Esta fase comienza con la entrega de las primeras unidades y finaliza con la celebración de la asamblea de constitución, donde se nombra al primer Consejo de Administración y al administrador definitivo. Su significado es el de ser una administración "puente", diseñada para poner en marcha la operación de la copropiedad y garantizar una transición ordenada.
El propósito de esta administración temporal es asegurar que el edificio sea funcional y esté bien gestionado desde el primer día, incluso cuando solo unos pocos propietarios han recibido sus inmuebles. El administrador provisional se encarga de contratar los servicios esenciales como vigilancia y aseo, gestionar los servicios públicos de las áreas comunes y recaudar las primeras cuotas de administración. Es una figura crucial para proteger tanto la inversión de los nuevos propietarios como la reputación de la constructora, asegurando que el nacimiento de la nueva comunidad sea profesional y sin contratiempos.
Un administrador provisional es la persona natural o jurídica designada por la constructora para ejercer la administración de una nueva copropiedad durante el período inicial. Según la Ley 675 de 2001 en Colombia, el constructor es el primer administrador mientras sea propietario de un número de bienes privados que representen al menos el cincuenta y uno por ciento (51%) de los coeficientes de copropiedad. Este administrador tiene las mismas facultades y responsabilidades que un administrador definitivo, incluyendo la gestión de los recursos, el mantenimiento de las áreas comunes y el cumplimiento del reglamento.
El rol de un administrador provisional experto es ser un especialista en "arranque" de copropiedades. No solo se encarga de las tareas operativas, sino que actúa como un consultor para la constructora, guiando todo el proceso de transición. Es responsable de establecer los protocolos de PQR, elaborar el presupuesto inicial, y organizar la primera asamblea. Para un Gerente de Proyectos, contratar a un administrador provisional profesional significa delegar esta fase crítica en un experto que sabe cómo gestionar las expectativas de los nuevos propietarios y asegurar un traspaso de control ordenado y legalmente sólido.
Esta es una pregunta crucial. Los costos de la administración provisional son cubiertos por la copropiedad a través de las cuotas de administración. A medida que la constructora va entregando los inmuebles, cada nuevo propietario está obligado a pagar su cuota de administración desde el momento de la entrega, según lo estipulado en el reglamento de propiedad horizontal. Estas cuotas son las que financian todos los gastos operativos del edificio, incluyendo los honorarios del administrador provisional y los costos de los servicios de vigilancia, aseo, y servicios públicos de las áreas comunes.
Es importante destacar que la constructora, como propietaria de las unidades que aún no ha vendido o entregado, también debe pagar la cuota de administración correspondiente a esos inmuebles. La constructora es un propietario más en esta fase. Por lo tanto, el costo se distribuye entre todos los propietarios (incluida la constructora) según sus coeficientes de copropiedad. Un administrador provisional profesional se encarga de calcular, facturar y recaudar estas cuotas de manera transparente para asegurar la viabilidad financiera de la copropiedad desde su inicio.
Es importante aclarar que la constructora, en su rol de constructor, no "cobra" la administración para su propio beneficio. Más bien, la constructora, actuando como administrador provisional, tiene la facultad y la obligación de recaudar las cuotas de administración en nombre de la copropiedad. Este cobro puede y debe comenzar desde el momento en que se entrega la primera unidad inmobiliaria a su propietario. A partir de esa fecha, el propietario es responsable de contribuir a los gastos comunes, ya que las áreas comunes empiezan a generar costos operativos.
La base legal para este cobro es el reglamento de propiedad horizontal, que debe ser entregado a cada comprador. Este documento establece la obligación de pagar las cuotas de administración desde la entrega del inmueble. Por lo tanto, la constructora (o el administrador provisional que designe) puede empezar a facturar a cada propietario a medida que se van realizando las entregas. La constructora también debe asumir el pago de las cuotas correspondientes a las unidades que aún no ha vendido, asegurando así que el presupuesto de la copropiedad esté cubierto.
Un edificio sin administración es un activo en rápido deterioro y una comunidad en riesgo de conflicto. Sin un administrador, no hay nadie legalmente responsable de recaudar las cuotas de administración, lo que significa que no habrá fondos para pagar los servicios esenciales. La vigilancia se suspendería, el aseo de las áreas comunes no se realizaría, y los servicios públicos como el agua o la luz de los pasillos podrían ser cortados. Los equipos como los ascensores o las bombas de agua no recibirían mantenimiento, lo que llevaría a fallos costosos y a una rápida devaluación de la propiedad.
Desde el punto de vista de la convivencia, la situación sería caótica. No habría una autoridad que haga cumplir el reglamento de propiedad horizontal, lo que podría llevar a conflictos entre vecinos sin un canal formal para su resolución. Legalmente, la copropiedad estaría en un estado de parálisis, incapaz de firmar contratos o de representarse legalmente. Por esta razón, la ley exige que toda propiedad horizontal tenga un administrador. La ausencia de administración no es una opción viable y conduce inevitablemente al deterioro físico, financiero y social del edificio.
