No basta con tener el plan; hay que ejecutarlo. La administracion del SG SST profesional garantiza el cumplimiento continuo y la seguridad real.
¿Qué es la administracion del SG SST?
La Administración del SG-SST es el servicio especializado que se encarga de la operación, el mantenimiento y la mejora continua de dicho sistema. El concepto erróneo más común es creer que una vez diseñado el sistema, el trabajo está hecho. La realidad es que el SG-SST no es un documento estático, sino un ciclo dinámico que requiere una gestión constante: ejecutar el plan anual, realizar capacitaciones, llevar registros y medir resultados.
El resultado soñado es la total tranquilidad. Es delegar la compleja carga operativa en un experto y tener la certeza de que cada requisito del sistema se está cumpliendo de manera oportuna y profesional. Es estar siempre preparado para una auditoría del ministerio de trabajo y, lo más importante, saber que se está trabajando activamente para prevenir accidentes y proteger al personal. Una administración experta del SG-SST transforma un requisito legal complejo en un sistema de gestión eficiente que funciona en segundo plano, liberando al Consejo y al Administrador.
Comprometidos con la salud y seguridad continua en tu comunidad
En Control 24 Administration Services entendemos que la implementación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SG-SST) es solo el primer paso para garantizar ambientes seguros y saludables. Por eso, ofrecemos un servicio integral de administración y seguimiento continuo del SG-SST, asegurando su adecuada operación, actualización y cumplimiento permanente de la normatividad vigente.
Nuestra gestión se enfoca en mantener un sistema dinámico y efectivo que proteja a los colaboradores, residentes y visitantes, promoviendo una cultura de prevención sostenible en el tiempo.
¿Qué incluye nuestra administración del SG-SST?
- Monitoreo y control permanente: Supervisamos el cumplimiento de los protocolos, procedimientos y programas establecidos, asegurando la efectividad del sistema.
- Actualización normativa y documental: Mantenemos el sistema alineado con las nuevas leyes, reglamentos y buenas prácticas, renovando políticas y documentación cuando sea necesario.
- Capacitación continua: Coordinamos y realizamos formación periódica para el personal, fomentando la conciencia y habilidades en salud y seguridad laboral.
- Gestión de incidentes y accidentes: Registramos, analizamos y gestionamos las investigaciones de incidentes para implementar acciones correctivas y preventivas oportunas.
- Auditorías internas y reportes: Realizamos auditorías periódicas para evaluar el desempeño del SG-SST y entregamos informes claros a la administración y consejo de copropietarios.
- Mejora continua: Proponemos y ejecutamos ajustes para optimizar el sistema, reduciendo riesgos y mejorando las condiciones laborales.
Nuestro compromiso
En Control 24 Administration Services, garantizamos la gestión integral y sostenida del SG-SST, protegiendo el bienestar de tu comunidad y cumpliendo con los estándares legales y éticos que exige la propiedad horizontal.
¿Cómo un seguimiento al plan anual garantiza el cumplimiento?
El Plan Anual de Trabajo es la hoja de ruta de su SG-SST. Un servicio de seguimiento al plan anual de SG-SST es la garantía de que esa hoja de ruta no se quede en el papel. Un administrador experto del sistema toma cada una de las actividades programadas —desde las capacitaciones hasta las inspecciones— y se encarga de su ejecución y documentación. Esto implica coordinar con los proveedores de exámenes médicos ocupacionales, programar las sesiones de capacitación y entrenamiento de personal y asegurar que cada actividad quede registrada con sus debidos soportes.
Este seguimiento meticuloso es lo que transforma un conjunto de buenas intenciones en un sistema de gestión real y auditable. Para un Consejo de Administración o un Administrador con múltiples responsabilidades, intentar llevar este control puede ser abrumador y propenso a olvidos que pueden costar caro en una inspección. Delegar esta función en un experto asegura un cumplimiento riguroso y continuo, manteniendo el sistema vivo y siempre al día, y proporcionando informes de avance claros para el Consejo.
El rol de las inspecciones de seguridad y la actualización de la matriz de riesgos
Un SG-SST eficaz no es estático, debe adaptarse a la realidad cambiante de la copropiedad. Las inspecciones de seguridad periódicas son el mecanismo para mantener el sistema conectado con la realidad. Un administrador del SG-SST realiza recorridos regulares por las instalaciones para verificar que los controles definidos en la matriz de riesgos se estén aplicando. ¿El personal de mantenimiento está usando sus equipos de protección? ¿Los extintores están en su lugar y con la carga vigente? ¿Existen nuevas condiciones de riesgo que no se habían identificado?
Los hallazgos de estas inspecciones son fundamentales para la actualización de la matriz de riesgos. Si se detecta un nuevo peligro o si un control resulta ser ineficaz, la matriz debe ser modificada para reflejarlo. Este es un proceso dinámico de mejora continua. Un servicio de administración del SG-SST se encarga de este ciclo de inspección y actualización, asegurando que su matriz de riesgos no sea un documento de archivo, sino una herramienta de gestión viva que refleja con precisión los peligros de la copropiedad y las medidas para controlarlos.
La importancia de la gestión de comités y los reportes de salud
La participación de los trabajadores es un pilar del SG-SST. La gestión de comités como el COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) y el Comité de Convivencia Laboral es una responsabilidad clave. Un administrador experto del SG-SST no solo se asegura de que estos comités se conformen legalmente, sino que también los capacita, guía sus reuniones mensuales y se asegura de que las actas y las acciones que de ellas se deriven queden debidamente documentadas. Esto garantiza que estos espacios sean productivos y cumplan su función de promover un ambiente de trabajo seguro y saludable.
Además, la gestión de los reportes de condiciones de salud y de los exámenes médicos ocupacionales es fundamental. Este proceso, que debe manejarse con total confidencialidad, permite a la administración tener una visión general del estado de salud de su personal y tomar acciones preventivas. Un servicio de administración del SG-SST se encarga de coordinar estos exámenes y de analizar los resultados (de forma anónima y agregada) para identificar tendencias y proponer programas de bienestar, cumpliendo así con el ciclo de vigilancia epidemiológica que exige la ley.
¿Cómo medir el éxito con indicadores de accidentalidad?
Lo que no se mide, no se puede gestionar. Un SG-SST profesional debe ser evaluado constantemente a través de indicadores de gestión. Los indicadores de accidentalidad, como la frecuencia, la severidad y la mortalidad de los accidentes laborales, son los más importantes. Un administrador del sistema se encarga de calcular y analizar estos indicadores periódicamente. Un descenso en la frecuencia de accidentes es la prueba más clara de que el sistema está funcionando y de que las medidas de control implementadas son eficaces. Estos datos son cruciales para presentar a la alta dirección (el Consejo) y a la asamblea.
Pero no solo se miden los resultados (indicadores reactivos), sino también el proceso (indicadores proactivos). Se debe medir el cumplimiento del plan de trabajo, el porcentaje de trabajadores capacitados, o el número de inspecciones realizadas. Este conjunto de indicadores le da al Consejo de Administración una visión de 360 grados sobre el desempeño del SG-SST. Permite identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos objetivos, no en percepciones subjetivas, demostrando una gestión responsable y orientada a resultados.
Preguntas frecuentes
La responsabilidad final de la administración y el funcionamiento del SG-SST recae siempre en la alta dirección de la organización, que en el caso de una copropiedad es el **Administrador**, con la supervisión y el respaldo del **Consejo de Administración**. Ellos son los responsables legales de asignar los recursos necesarios y de garantizar que el sistema se implemente y se mantenga. Sin embargo, la ley permite y fomenta que se designe a una o varias personas para que se encarguen de la ejecución y operación del día a día del sistema.
Esta persona es el **responsable del SG-SST**. No necesita ser el mismo Administrador de la copropiedad; de hecho, en la mayoría de los casos, es una tarea que se delega. Puede ser un empleado directo (si la copropiedad es muy grande) o, lo que es más común y eficiente, se puede contratar a un **experto o una empresa externa** para que asuma este rol. Este experto se encarga de ejecutar el plan de trabajo, realizar las inspecciones y mantener toda la documentación, rindiendo cuentas periódicamente al Administrador y al Consejo.
Un SG-SST se organiza siguiendo la estructura del **ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar)**, un modelo de mejora continua. En la fase de **Planificar**, se establece la política de seguridad, se identifican los peligros y se valoran los riesgos (a través de la matriz de riesgos), y se elabora el plan de trabajo anual con objetivos claros. En la fase de **Hacer**, se ejecutan las actividades planificadas: capacitaciones, inspecciones, entrega de equipos de protección, etc. Es la fase operativa del sistema. Esta organización asegura que las acciones no sean improvisadas, sino que respondan a un plan estratégico.
La fase de **Verificar** implica el seguimiento y la medición del desempeño del sistema. Aquí es donde se calculan los indicadores de gestión y se realizan las auditorías internas para comprobar si el sistema es eficaz y si se está cumpliendo con lo planificado. Finalmente, en la fase de **Actuar**, se revisan los resultados de la verificación y se toman acciones para corregir las desviaciones y mejorar continuamente el sistema. Un servicio de administración del SG-SST se encarga de mantener esta estructura organizada y en funcionamiento constante.
La respuesta es simple y contundente: **todas**. La ley colombiana establece que el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) debe ser implementado por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, y las empresas de servicios temporales. No hay excepción por tamaño o sector económico. Si una entidad tiene al menos un trabajador, está obligada a implementar el sistema.
Esto incluye, de manera explícita, a las **copropiedades**. Una propiedad horizontal que contrata directamente a un todero, un conserje o personal de aseo, es un empleador y debe implementar el SG-SST. Incluso si todo el personal es contratado a través de empresas de servicios temporales (outsourcing), la copropiedad tiene una responsabilidad solidaria y debe asegurarse de que sus contratistas también cumplan con el sistema. Ignorar esta obligación pensando que "somos solo un edificio" es un error grave que puede acarrear sanciones significativas por parte del Ministerio de Trabajo.
La jerarquía de controles es un principio fundamental en la gestión de riesgos laborales, que establece el orden de prioridad en que se deben aplicar las medidas para controlar un peligro. Es una pirámide invertida. El control más efectivo, en la cima, es la **Eliminación** del peligro. Si no es posible eliminarlo, el siguiente nivel es la **Sustitución** por un proceso o material menos peligroso. Si tampoco es posible sustituir, se aplican los **Controles de Ingeniería**, que rediseñan el puesto de trabajo o instalan barreras físicas para aislar a las personas del peligro (por ejemplo, guardas de seguridad en una máquina).
Si los controles de ingeniería no son suficientes, se implementan los **Controles Administrativos**, que cambian la forma en que la gente trabaja (señalización, procedimientos, rotación de personal). El último y menos efectivo control, en la base de la pirámide, son los **Equipos de Protección Personal (EPP)**. Un administrador experto del SG-SST siempre buscará aplicar los controles de la parte superior de la jerarquía primero, ya que son mucho más eficaces que simplemente entregarle un casco a un trabajador.
El procedimiento de gestión del cambio es un requisito del SG-SST que obliga a la copropiedad a evaluar los riesgos en seguridad y salud en el trabajo **antes** de introducir cualquier cambio interno o externo que pueda afectarlos. Su objetivo es la prevención. Antes de comprar un nuevo equipo de mantenimiento, de introducir un nuevo producto químico de limpieza, o de contratar a un nuevo proveedor con un método de trabajo diferente, se debe realizar una evaluación para identificar los nuevos peligros que este cambio podría generar y establecer los controles necesarios antes de su implementación.
Este procedimiento asegura que la seguridad no sea una ocurrencia tardía, sino una parte integral de la planificación. Un administrador del SG-SST se encarga de implementar y documentar este proceso. Por ejemplo, si el Consejo decide cambiar de empresa de vigilancia, el administrador del sistema se asegurará de que se evalúen los protocolos de seguridad del nuevo proveedor como parte del proceso de contratación. Esto garantiza que la copropiedad no introduzca inadvertidamente nuevos riesgos que pongan en peligro a sus trabajadores.
Páginas de referencia
- Ministerio del Trabajo de Colombia - SG-SST
- Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo)
- Consejo Colombiano de Seguridad (CCS)
