No firme un contrato a ciegas. La asesoria contractual profesional es la herramienta que blinda a su copropiedad y protege su gestión.
¿Qué es la asesoria contractual?
La asesoría contractual es el servicio de acompañamiento experto para la negociación, redacción y revisión de todos los contratos que la copropiedad suscribe con terceros. El concepto erróneo más peligroso es aceptar el "contrato estándar" que presenta un proveedor sin una revisión exhaustiva. La realidad es que esos contratos están diseñados para proteger al proveedor, no a su comunidad. La asesoría contractual equilibra la balanza, asegurando que los términos sean justos, claros y protejan los intereses de la copropiedad.
El resultado soñado es la total tranquilidad. Es tener la certeza de que cada contrato firmado es una fortaleza y no una debilidad para la comunidad. Es saber que las responsabilidades están claramente definidas, que las pólizas de seguro son adecuadas y que existen cláusulas de salida justas si el servicio no cumple con las expectativas. Una asesoría experta transforma el proceso de contratación de una fuente de riesgo y ansiedad en un procedimiento estratégico que garantiza la calidad del servicio y protege el patrimonio de todos los propietarios.
Contratos bien estructurados, comunidades protegidas
En Control 24 Administration Services, entendemos que una gestión eficiente y segura en propiedad horizontal requiere contratos sólidos, claros y ajustados a la ley. Por eso, brindamos un servicio especializado de asesoría contractual, orientado a respaldar legalmente a las copropiedades en sus relaciones con proveedores, trabajadores, arrendatarios y demás actores involucrados en la vida comunitaria.
Nuestro equipo jurídico y administrativo trabaja de forma articulada para asegurar que cada contrato celebrado por la copropiedad esté bien estructurado, proteja sus intereses y minimice los riesgos legales y financieros.
¿Qué incluye nuestra asesoría contractual?
- Redacción y revisión de contratos: Elaboramos y/o revisamos contratos de prestación de servicios (aseo, seguridad, mantenimiento, administración, entre otros), laborales, arrendamientos, pólizas, convenios y acuerdos especiales.
- Aseguramiento del cumplimiento legal: Verificamos que todos los contratos se ajusten a la Ley 675 de Propiedad Horizontal, el Código Civil, el Código Laboral y demás normativas aplicables.
- Análisis de cláusulas de riesgo: Identificamos posibles vacíos o condiciones que puedan perjudicar a la copropiedad y proponemos alternativas que protejan sus intereses.
- Negociación y formalización: Acompañamos procesos de negociación contractual con proveedores y terceros, y asesoramos en la firma y seguimiento de compromisos adquiridos.
- Gestión de incumplimientos: Asesoramos en la aplicación de cláusulas contractuales ante fallas, retrasos o incumplimientos, y apoyamos en las acciones legales si es necesario.
Nuestro compromiso
Nos aseguramos de que cada contrato firmado por la copropiedad sea una herramienta de respaldo, no un riesgo oculto. Una buena administración también se construye desde lo legal. En Control 24 Administration Services, hacemos de la asesoría contractual un pilar de seguridad y transparencia para tu comunidad.
¿Cómo la evaluación de proveedores protege su inversión?
Antes de siquiera mirar un contrato, un proceso de due diligence de contratistas es el primer paso de una buena gestión. La evaluación de proveedores de servicios va más allá de pedir tres cotizaciones. Implica verificar la idoneidad y la salud financiera del proveedor. ¿La empresa está legalmente constituida? ¿Tiene la experiencia necesaria para el servicio que ofrece? ¿Cuenta con las certificaciones técnicas requeridas, especialmente para servicios críticos como el mantenimiento de ascensores? ¿Cuál es su reputación en el mercado y con otras copropiedades?
Realizar esta investigación previa es una labor de debida diligencia que protege a la copropiedad de contratar empresas poco fiables que podrían desaparecer, prestar un mal servicio o, peor aún, no tener la capacidad de responder ante un accidente. Un asesor contractual no solo revisa el papel, sino que le ayuda a establecer los criterios para esta evaluación. Este filtro inicial es fundamental para asegurar que solo los proveedores más calificados y confiables lleguen a la mesa de negociación, minimizando los riesgos desde el principio.
¿Qué cláusulas son innegociables en un contrato de servicios?
Al revisar un contrato, hay cláusulas que son absolutamente innegociables para proteger a la copropiedad. Las cláusulas en contratos de vigilancia y los términos de contratos de mantenimiento, por ejemplo, deben definir con precisión quirúrgica el objeto del contrato: el alcance exacto de los servicios, las frecuencias, los horarios, el personal asignado y los indicadores de calidad. La ambigüedad en el objeto es la principal fuente de conflictos. Otra cláusula vital es la de las garantías, que debe especificar la responsabilidad del proveedor por la calidad de su trabajo.
Además, todo contrato debe incluir cláusulas claras sobre la confidencialidad de la información de la copropiedad y el cumplimiento de las normativas de seguridad y salud en el trabajo para el personal del contratista. Finalmente, las cláusulas de terminación y las penalizaciones por incumplimiento deben estar claramente estipuladas. Una asesoría contractual experta se asegura de que todas estas cláusulas estén presentes y redactadas de una manera que proteja inequívocamente los intereses de la copropiedad, creando un documento equilibrado y justo para ambas partes.
¿Cómo la negociación de tarifas y pólizas blinda sus finanzas?
La negociación de tarifas con proveedores es una función clave donde un asesor puede generar un gran valor. No se trata solo de buscar el precio más bajo, sino el mejor valor. Un asesor le ayuda a entender los costos estándar del mercado y le da argumentos sólidos para negociar tarifas justas sin sacrificar la calidad. Pero la protección financiera más importante viene de la exigencia y verificación de las pólizas de cumplimiento y responsabilidad civil del contratista. Es una condición innegociable que el proveedor tenga sus propias pólizas al día.
La póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual del proveedor es la primera que responderá si sus empleados causan daños a la copropiedad o a un tercero. La póliza de cumplimiento garantiza que, si el proveedor abandona el contrato, la aseguradora responderá para cubrir los perjuicios. Un asesor contractual no solo exige estos documentos; verifica su autenticidad, sus vigencias y que los amparos sean suficientes. Esta verificación es el blindaje financiero más importante para la copropiedad, evitando que tenga que asumir costos por la negligencia de un tercero.
¿Cómo planificar la terminación y renovación de contratos?
Todo contrato debe tener un principio y un fin claros. La planificación de la renovación de contratos de servicio debe ser un proceso proactivo, no una carrera de última hora. Un buen asesor le ayuda a establecer un calendario para revisar los contratos importantes con suficiente antelación a su fecha de vencimiento (por ejemplo, 90 días antes). Esto le da tiempo al Consejo para evaluar el desempeño del proveedor actual, solicitar nuevas cotizaciones si es necesario y negociar la renovación desde una posición de fortaleza, sin la presión de tener que tomar una decisión apresurada.
Igualmente importante es la cláusula de terminación unilateral de contrato. Esta cláusula define las condiciones bajo las cuales la copropiedad puede terminar el contrato de forma anticipada si el servicio es deficiente. Una asesoría experta se asegura de que estas condiciones sean claras, objetivas y no impliquen penalizaciones abusivas para la copropiedad. Tener una puerta de salida bien definida es crucial. Le da al Consejo la flexibilidad para cambiar de proveedor si el servicio no cumple con los estándares, protegiendo a la comunidad de quedar atrapada en una relación contractual perjudicial.
Preguntas frecuentes
Un asesor jurídico inmobiliario es un abogado especializado en todos los aspectos legales que rodean a los bienes inmuebles. Sus funciones son amplias y pueden incluir la asesoría en procesos de compraventa, el estudio de títulos de propiedad para garantizar que un inmueble esté libre de gravámenes, y la redacción de contratos de arrendamiento y promesas de compraventa. Para una copropiedad, su rol es fundamental. Se encarga de interpretar el reglamento de propiedad horizontal, de asesorar al Consejo de Administración sobre la legalidad de sus decisiones y de asegurar que todas las actuaciones de la comunidad se ajusten a la Ley 675 y demás normativas.
Además, el asesor jurídico inmobiliario es el encargado de la asesoría contractual** en la negociación y firma de contratos con proveedores, garantizando que estos protejan a la copropiedad. También guía a la administración en los procesos de cobro de cartera y en la correcta aplicación del debido proceso para la imposición de sanciones. En esencia, es el guardián de la seguridad jurídica de la copropiedad, trabajando de manera preventiva para minimizar los riesgos legales y evitar costosos litigios en el futuro. Es un aliado estratégico indispensable para cualquier Consejo de Administración.
Un abogado de derecho inmobiliario, al igual que un asesor, es un experto en la legislación que regula los bienes raíces, pero su rol a menudo se asocia más con la **representación en litigios**. Mientras que el asesor se enfoca en la prevención, el abogado litigante actúa cuando ya existe un conflicto que debe ser resuelto en instancias judiciales. Su función es representar y defender los intereses de la copropiedad ante un juez en casos como una demanda de un propietario, un conflicto contractual con un proveedor que no se pudo conciliar, o un proceso de servidumbre con una propiedad vecina.
Este abogado se encarga de todo el proceso judicial: redacta la demanda o la contestación, recolecta las pruebas, y representa a la copropiedad en las audiencias. Su objetivo es obtener un fallo favorable que proteja los derechos y el patrimonio de la comunidad. Lo ideal es que una copropiedad cuente con un servicio legal integral que ofrezca tanto la asesoría preventiva para el día a día como la capacidad de representación judicial experta cuando sea inevitablemente necesario, cubriendo así todo el espectro de las necesidades legales.
Aunque ambos se utilizan en la transacción de inmuebles, cumplen funciones diferentes y se usan en momentos distintos. El **contrato de arras** (o promesa de compraventa con arras) es un contrato preparatorio. Es un acuerdo privado que se firma antes del contrato final, donde el comprador entrega una suma de dinero ("las arras") como señal de su compromiso de comprar. Este contrato establece las condiciones del negocio, el precio, los plazos y, lo más importante, las penalizaciones en caso de que una de las partes se retracte. Sirve para "amarrar" el negocio mientras se completan trámites como el estudio de títulos o la aprobación de un crédito.
El **contrato de compraventa**, por otro lado, es el contrato definitivo que se eleva a escritura pública y que formaliza la transferencia de la propiedad. Es el documento que se inscribe en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos y que convierte legalmente al comprador en el nuevo dueño. Mientras que el contrato de arras es un compromiso de hacer el negocio, el contrato de compraventa es la ejecución de ese negocio. Un Consejo de Administración debe entender esta diferencia, por ejemplo, al revisar la documentación de un nuevo propietario para el registro en la base de datos de la copropiedad.
Aunque los términos se usan a menudo como sinónimos, existe una diferencia conceptual importante en el enfoque de su servicio. Un **agente inmobiliario** está típicamente enfocado en la transacción: su principal objetivo es facilitar la compra, venta o alquiler de una propiedad y ganar una comisión por ello. Es un intermediario experto en el proceso comercial. Su relación con el cliente suele estar centrada y limitada a la duración de esa transacción específica. Son excelentes en el marketing de propiedades y en la negociación para llegar a un cierre exitoso.
Un **asesor inmobiliario**, por otro lado, adopta un enfoque más amplio y de consultoría, similar al de un asesor financiero. Su objetivo no es solo cerrar una transacción, sino aconsejar al cliente sobre la mejor estrategia de inversión a largo plazo. Un asesor puede ayudar a un inversionista a analizar un portafolio, a identificar las mejores oportunidades de mercado o a decidir el momento óptimo para vender. Para un Consejo de Administración, la mentalidad de un "asesor" es más valiosa, ya que se busca un socio a largo plazo que aconseje sobre cómo proteger y valorizar el activo, no solo sobre cómo ejecutar una tarea puntual.
La gestión contractual es el proceso sistemático y proactivo de administrar los contratos de una organización, desde su inicio hasta su terminación y archivo. No es un evento único, sino un ciclo de vida completo. Comienza con la **planificación**, identificando la necesidad de un servicio. Sigue con la **selección del proveedor** y la **negociación y redacción** del contrato. Una vez firmado, entra en la fase más larga: la **administración del contrato**, que implica supervisar el cumplimiento del proveedor, gestionar los pagos, y manejar cualquier cambio o disputa que pueda surgir durante la vigencia del acuerdo.
Finalmente, el ciclo termina con la **renovación o terminación** del contrato, evaluando el rendimiento para decidir si continuar la relación o buscar un nuevo proveedor. Para un Consejo de Administración, implementar una buena gestión contractual es fundamental para la salud de la copropiedad. Significa tener un control total sobre las obligaciones y los derechos de la comunidad frente a sus proveedores, asegurando que se reciba el servicio por el que se paga y minimizando los riesgos legales y financieros. Es la diferencia entre un manejo reactivo y uno profesional de las relaciones comerciales.
