Cumplir la ley y proteger a su personal es su deber. El diseño e implementacion del SG SST es la ruta para lograrlo con total tranquilidad.
¿Qué es el diseño e implementacion del SG SST?
Para un responsable del Sistema de Gestión en una copropiedad, el Diseño e Implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es el proceso legal y logístico para crear y poner en marcha un sistema que previene accidentes y enfermedades laborales. El concepto erróneo más común es verlo como un simple conjunto de documentos o un requisito de papeleo. La realidad es que es un sistema de gestión vivo, un ciclo continuo de planificación, ejecución, verificación y mejora, diseñado para proteger la integridad de cada trabajador.
El resultado soñado es tener la certeza de que la copropiedad cumple al 100% con la normativa, eliminando el riesgo de costosas auditorías del ministerio de trabajo y sanciones. Es la tranquilidad de saber que se han tomado todas las medidas razonables para proteger al personal de vigilancia, aseo y mantenimiento. Es transformar la preocupación por la responsabilidad legal del administrador en la confianza de tener un sistema robusto que no solo cumple la ley, sino que genuinamente crea un ambiente de trabajo más seguro para todos.
Protegiendo la salud y seguridad de tu comunidad y colaboradores
En Control 24 Administration Services comprendemos la importancia de garantizar ambientes seguros y saludables tanto para los trabajadores como para todos los miembros de la comunidad en una propiedad horizontal. Por eso, ofrecemos un servicio integral en el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el Trabajo (SG-SST), alineado con la normatividad vigente y las mejores prácticas internacionales.
Nuestro enfoque busca minimizar riesgos laborales, promover una cultura preventiva y cumplir con los requisitos legales, asegurando el bienestar colectivo y la continuidad operativa.
¿Qué incluye nuestra gestión del SG-SST?
- Diagnóstico inicial: Evaluamos las condiciones actuales de salud y seguridad, identificando peligros y riesgos laborales presentes en las actividades de la propiedad horizontal.
- Diseño del sistema: Elaboramos políticas, procedimientos, protocolos y programas específicos adaptados a las características y necesidades del inmueble y sus colaboradores.
- Capacitación y sensibilización: Formamos al personal en prácticas seguras, uso adecuado de equipos y manejo de emergencias, fomentando una cultura preventiva.
- Implementación y seguimiento: Acompañamos la puesta en marcha del sistema, realizando monitoreos, auditorías internas y ajustes necesarios para su mejora continua.
- Gestión documental: Organizamos y mantenemos actualizada toda la documentación requerida por la normatividad, facilitando auditorías externas y cumplimiento legal.
- Atención de emergencias y contingencias: Definimos planes de respuesta y simulacros para actuar eficazmente frente a situaciones de riesgo.
Nuestro compromiso
Promovemos ambientes laborales seguros y saludables que protejan a los colaboradores y fortalezcan la confianza de la comunidad. En Control 24 Administration Services, cuidamos tu patrimonio humano y garantizamos el cumplimiento normativo.
¿Cómo la ley de seguridad y salud en el trabajo aplica a su copropiedad?
La ley de seguridad y salud en el trabajo en Colombia, principalmente regulada por el Decreto 1072 de 2015, es de obligatorio cumplimiento para todos los empleadores del país, sin excepción. Esto incluye a las copropiedades que contratan personal de manera directa (conserjes, jardineros, personal de aseo) o que tienen contratos con empresas de servicios (vigilancia, mantenimiento). La ley no distingue por el tamaño o tipo de "empresa"; si existe una relación laboral o contractual, existe la responsabilidad de garantizar un ambiente de trabajo seguro. Ignorar esta obligación no es una opción y puede acarrear graves consecuencias legales y económicas.
La ley exige que cada copropiedad diseñe e implemente un SG-SST adaptado a sus riesgos específicos. Esto implica realizar evaluaciones, crear planes de acción y mantener registros detallados. Para un Consejo o Administrador, navegar por los detalles de esta normativa puede ser abrumador. Contar con el apoyo de un asesor experto garantiza que cada paso, desde la política inicial hasta la auditoría anual, se realice en estricto cumplimiento de la ley, protegiendo a la copropiedad y a sus directivos de cualquier omisión.
¿Por qué la matriz de riesgos laborales es el corazón del sistema?
La matriz de riesgos laborales para condominios es el diagnóstico inicial y el documento más importante de todo el SG-SST. Es el resultado de una inspección detallada de todas las áreas y tareas que se realizan en la copropiedad para identificar los peligros a los que están expuestos los trabajadores. No se trata de un ejercicio teórico; es un mapa de riesgos reales. Por ejemplo, se identifican peligros como el riesgo eléctrico en los cuartos de bombas, el riesgo químico por el manejo de productos de limpieza, o el riesgo de caídas al limpiar ventanas en pisos superiores.
Una vez identificados los peligros, la matriz los valora según su probabilidad y su severidad, y establece los controles necesarios para mitigarlos. ¿Se necesitan equipos de protección personal para empleados? ¿Se requiere una certificación de trabajo en alturas? ¿Hay que mejorar la señalización de un piso resbaladizo? La matriz de riesgos responde a estas preguntas y se convierte en la hoja de ruta para todo el plan de trabajo anual. Una matriz bien elaborada es la base de un SG-SST eficaz que realmente previene accidentes.
¿Cómo se elabora un plan de emergencias en edificios?
Un plan de emergencias en edificios es un componente obligatorio y vital del SG-SST. Este plan establece el "qué hacer" antes, durante y después de una situación de emergencia como un incendio, un sismo o un accidente grave. Su elaboración implica identificar las amenazas potenciales, definir las rutas de evacuación, señalar la ubicación de los equipos de emergencia (extintores, botiquines), y establecer una cadena de mando clara para la brigada de emergencia. El objetivo es que, en un momento de caos, cada persona sepa exactamente cómo actuar para proteger su vida y la de los demás.
El plan no es solo un documento; debe ser socializado con todo el personal y probado a través de simulacros periódicos. Un buen plan de emergencias, integrado en el SG-SST, no solo protege a los empleados directos, sino que beneficia a toda la comunidad de residentes. Un asesor experto en SG-SST se encarga de diseñar un plan adaptado a las características específicas de su edificio, de conformar y capacitar a la brigada, y de asegurar que la copropiedad esté verdaderamente preparada para responder de manera eficaz ante cualquier eventualidad.
¿Qué hacer en la investigación de accidentes laborales?
A pesar de todas las medidas preventivas, los accidentes pueden ocurrir. Cuando esto sucede, la investigación de accidentes laborales es un proceso obligatorio y crucial. Su objetivo no es buscar culpables, sino identificar las causas raíz del incidente para implementar acciones correctivas y evitar que vuelva a suceder. La ley exige que todo accidente, por leve que parezca, sea reportado e investigado por un equipo que a menudo incluye al jefe inmediato, un representante del COPASST y, si es necesario, un profesional con licencia en Salud Ocupacional.
El proceso implica recolectar evidencia, entrevistar a los testigos y al trabajador afectado, y analizar las condiciones de trabajo que llevaron al accidente. El resultado es un informe detallado con un plan de acción. Para un administrador, gestionar este proceso en medio de la urgencia de un accidente puede ser muy complejo. Contar con el apoyo de un asesor en SG-SST garantiza que la investigación se realice de manera objetiva, cumpliendo con todos los plazos y requisitos legales, y que las lecciones aprendidas se traduzcan en mejoras reales para la seguridad de todos.
Preguntas frecuentes
La implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es el proceso de poner en práctica y hacer operativo el sistema que fue previamente diseñado. No basta con tener los documentos y los planes en una carpeta; la implementación es la ejecución de esos planes. Esto implica llevar a cabo las actividades definidas en el plan de trabajo anual, como la realización de capacitaciones al personal, la entrega y supervisión del uso de los equipos de protección personal, la ejecución de los mantenimientos preventivos de los equipos y la realización de los exámenes médicos ocupacionales a los trabajadores.
Implementar el SG-SST también significa poner en marcha los mecanismos de reporte y seguimiento. Es asegurar que los trabajadores sepan cómo reportar un incidente, que el Comité de Convivencia Laboral y el COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo) se reúnan periódicamente, y que se mantengan todos los registros y documentos al día para una eventual auditoría. Contar con el apoyo de un asesor externo facilita enormemente esta fase, ya que se encarga de coordinar, documentar y hacer seguimiento a cada una de estas actividades, garantizando una implementación efectiva y continua.
La normativa colombiana, específicamente la Resolución 0312 de 2019, es muy clara sobre quién debe diseñar el SG-SST. El diseño debe ser realizado por un profesional con licencia vigente en Seguridad y Salud en el Trabajo**. El tipo de profesional requerido depende del tamaño y el nivel de riesgo de la empresa o copropiedad. Para las copropiedades de menor tamaño, un técnico o tecnólogo en SST con la experiencia adecuada puede hacerlo. Para copropiedades más grandes o con riesgos más altos, se requiere un profesional universitario o un especialista en SST.
Es crucial entender que el Administrador o los miembros del Consejo, a menos que tengan esta licencia específica, no pueden diseñar el sistema por sí mismos. Su rol es el de ser los responsables y garantes de que el sistema se implemente, pero el diseño técnico debe ser delegado en un profesional idóneo. La forma más segura y eficiente de cumplir con este requisito es contratar a una empresa o a un consultor experto que no solo tenga la licencia, sino también la experiencia específica en propiedad horizontal para diseñar un sistema que sea a la vez cumplidor y práctico.
El diseño del SG-SST sigue una metodología basada en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar). La primera fase, **Planificar**, es la más intensiva en el diseño. Comienza con una evaluación inicial para saber en qué estado se encuentra la copropiedad. Luego, se elabora la **matriz de riesgos laborales**, que es el corazón del sistema. Con base en esta matriz, se definen la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo, y se elabora el plan de trabajo anual con actividades, responsables y presupuesto. Esta fase crea todo el esqueleto documental del sistema.
La fase de **Hacer** corresponde a la implementación de lo planificado. Las fases de **Verificar** y **Actuar** implican la realización de auditorías internas y la revisión por la alta dirección para medir el desempeño del sistema y establecer acciones de mejora. Diseñar un SG-SST no es llenar formatos; es un proceso de ingeniería de gestión que requiere un conocimiento profundo de la normativa y de los riesgos específicos de la copropiedad. Por ello, este diseño debe ser siempre liderado por un profesional con licencia en SST para garantizar su validez y eficacia.
La respuesta es simple y contundente: **todas**. La ley colombiana establece que el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) debe ser implementado por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, y las empresas de servicios temporales. No hay excepción por tamaño o sector económico. Si una entidad tiene al menos un trabajador, está obligada a implementar el sistema.
Esto incluye, de manera explícita, a las **copropiedades**. Una propiedad horizontal que contrata directamente a un todero, un conserje o personal de aseo, es un empleador y debe implementar el SG-SST. Incluso si todo el personal es contratado a través de empresas de servicios temporales (outsourcing), la copropiedad tiene una responsabilidad solidaria y debe asegurarse de que sus contratistas también cumplan con el sistema. Ignorar esta obligación pensando que "somos solo un edificio" es un error grave que puede acarrear sanciones significativas por parte del Ministerio de Trabajo.
Páginas de referencia
- Ministerio del Trabajo de Colombia - SG-SST
- Decreto 1072 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo)
- Positiva Compañía de Seguros - ARL (Administradora de Riesgos Laborales)
