Deje de apagar incendios y empiece a gestionar estratégicamente. La gestión de inmuebles y servicios o el facility management es la clave para optimizar y valorizar su copropiedad.
¿Qué es la gestión de inmuebles y servicios?
La gestión de inmuebles y servicios o el facility Management es una disciplina de gestión que trata su copropiedad no como un conjunto de problemas a resolver, sino como un activo integral a optimizar. El concepto erróneo es verlo como una simple administración. La realidad es que es un enfoque estratégico que coordina a las personas, los procesos y la infraestructura física para mejorar la calidad de vida y reducir los costos operativos. En lugar de reaccionar a los problemas, el Facility Management se anticipa a ellos, planificando y ejecutando de forma proactiva para garantizar la máxima eficiencia.
En Control 24 Administration Services, transformamos la administración de propiedad horizontal mediante un enfoque moderno, eficiente y centrado en la calidad del servicio: el Facility Management. Nuestra gestión se basa en la planificación estratégica, la optimización de recursos y la mejora continua de todos los procesos operativos, técnicos y financieros que garantizan el buen funcionamiento de los bienes comunes. Nos encargamos de la administración integral de conjuntos residenciales, edificios, oficinas y parques industriales, con una visión que va más allá del simple cumplimiento normativo. Nuestro objetivo es crear espacios seguros, funcionales y sostenibles que mejoren la calidad de vida y valoricen su patrimonio.
¿Qué nos diferencia?
- Gestión técnica especializada: Coordinamos y supervisamos el mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones eléctricas, hidráulicas, mecánicas y sistemas especiales.
- Eficiencia operativa: Optimizamos los procesos diarios como la seguridad, la limpieza, la jardinería y la gestión de residuos.
- Administración financiera transparente: Elaboramos presupuestos realistas, gestionamos cobros y pagos, y garantizamos informes claros y oportunos.
- Sostenibilidad y eficiencia energética: Implementamos prácticas responsables que reducen costos y minimizan el impacto ambiental.
- Tecnología al servicio de la comunidad: Utilizamos plataformas digitales para facilitar la comunicación, los reportes y el seguimiento de solicitudes.
¿Cómo la optimización de gastos comunes impacta su bolsillo?
La optimización de gastos comunes es uno de los resultados más tangibles y deseados del Facility Management. Para un Consejo de Administración, el desafío constante es mantener o mejorar la calidad de los servicios sin aumentar las cuotas de administración. Un enfoque de Facility Management logra esto a través de una gestión de proveedores y contratos profesional. En lugar de renovar contratos por inercia, se realiza un análisis periódico del mercado, se solicitan múltiples cotizaciones y se negocian acuerdos basados en el rendimiento y el costo-beneficio, asegurando que cada peso invertido en seguridad, aseo o mantenimiento genere el máximo valor.
Además, se implementan estrategias de eficiencia energética en edificios, como la modernización a iluminación LED o la optimización de los horarios de funcionamiento de los equipos, lo que puede generar ahorros significativos en los servicios públicos. En Control 24 Administration Services, la administración financiera transparente es un pilar. Elaboramos presupuestos realistas, gestionamos cobros y pagos de manera eficiente y garantizamos informes claros que le permiten a usted, como miembro del Consejo, ver exactamente cómo la optimización de procesos se traduce en una copropiedad financieramente más saludable y sostenible a largo plazo.
¿Por qué un plan de mantenimiento preventivo valoriza su propiedad?
Un plan de mantenimiento preventivo es la diferencia entre una gestión reactiva que apaga incendios y una gestión proactiva que los evita. El costo de reparar una bomba de agua que falla inesperadamente es siempre mucho mayor que el costo de su mantenimiento programado. El Facility Management implementa un calendario de mantenimiento para todos los equipos críticos del edificio: ascensores, equipos de presión, planta eléctrica, sistemas de citofonía, etc. Esto no solo previene fallos inesperados y costosas reparaciones de emergencia, sino que también alarga la vida útil de estos activos tan valiosos.
Esta gestión técnica especializada es fundamental para la valorización de activos inmobiliarios. Un edificio con equipos bien mantenidos y un historial de gestión proactiva tiene un mayor valor de mercado y es más atractivo para los compradores. En Control 24 Administration Services, coordinamos y supervisamos el mantenimiento preventivo y correctivo de todas las instalaciones. Nuestro enfoque garantiza que los bienes comunes no solo se conserven, sino que se mejoren, protegiendo y aumentando el valor de la inversión de cada uno de los copropietarios.
¿Cómo la tecnología y los KPIs mejoran la gestión?
La gestión moderna de copropiedades ya no se basa en carpetas y conjeturas, sino en datos y eficiencia. El uso de software para administración de edificios es un componente clave del Facility Management. Estas plataformas centralizan la comunicación, permitiendo a los residentes reportar problemas, reservar áreas comunes y recibir comunicados de forma instantánea a través de una aplicación. Esto no solo mejora la satisfacción del residente, sino que optimiza el tiempo del administrador y del Consejo, dejando un registro claro de cada solicitud y su resolución.
Además, una gestión profesional se mide. Se establecen indicadores de gestión para condominios (KPIs) en áreas clave: tiempo de respuesta a solicitudes, cumplimiento del presupuesto de mantenimiento, porcentaje de recuperación de cartera, etc. Estos KPIs permiten al Consejo de Administración evaluar el desempeño de la gestión de forma objetiva. En Control 24 Administration Services, utilizamos plataformas digitales para facilitar la comunicación y el seguimiento, y trabajamos con KPIs para garantizar informes claros y oportunos, aplicando una política de mejora continua que usted puede ver y medir.
El rol de los seguros para copropiedades en la gestión de riesgos
Una parte fundamental y a menudo subestimada del Facility Management es la correcta gestión de los seguros para copropiedades. No se trata solo de tener la póliza de incendio obligatoria, sino de realizar una gestión de riesgos integral. Un Facility Manager profesional evalúa todos los riesgos potenciales del edificio —desde la responsabilidad civil en áreas comunes hasta los daños en equipos electrónicos— y se asegura de que la copropiedad tenga las pólizas adecuadas con las coberturas y los valores asegurados correctos. Esto protege el patrimonio colectivo de la comunidad ante un siniestro.
Además, un buen Facility Manager se encarga de la gestión de los siniestros. Cuando ocurre un incidente, coordina todo el proceso con la aseguradora, desde el reporte inicial hasta el seguimiento de la reclamación y la supervisión de las reparaciones. Esto asegura que la copropiedad reciba la indemnización que le corresponde de forma oportuna. En Control 24 Administration Services, entendemos que una gestión de seguros proactiva es esencial para la tranquilidad del Consejo de Administración y de todos los propietarios, garantizando que el activo esté siempre debidamente protegido.
Preguntas frecuentes
El "área FM" se refiere al campo o la disciplina del Facility Management. No es un espacio físico, sino un área de gestión estratégica dentro de una organización o, en este caso, una copropiedad. Esta área es responsable de coordinar e integrar todos los servicios y procesos que soportan el funcionamiento del edificio (las "facilities"). Su objetivo principal es asegurar que el entorno físico sea seguro, eficiente, cómodo y sostenible. El área FM abarca una amplia gama de responsabilidades, desde la gestión del mantenimiento técnico de los equipos hasta la supervisión de los servicios de limpieza y seguridad.
En esencia, el área FM es el motor que mantiene el edificio funcionando a su máximo potencial. Para un Consejo de Administración, contar con un socio que gestione esta área de forma profesional, como lo hace Control 24 Administration Services, significa delegar toda la complejidad operativa en expertos. Esto permite que el Consejo se enfoque en su rol de gobierno y toma de decisiones estratégicas, con la confianza de que el día a día de la operación del edificio está siendo gestionado con una metodología profesional y orientada a resultados.
Un Facility Manager, o una empresa de Facility Management, es un profesional o equipo que planifica, ejecuta y supervisa todas las operaciones relacionadas con un edificio o instalación. Sus funciones son increíblemente variadas. En el ámbito técnico, desarrolla e implementa los planes de mantenimiento preventivo para todos los equipos críticos (ascensores, bombas, sistemas de seguridad). En el ámbito operativo, se encarga de la gestión de proveedores y contratos, negociando y supervisando los servicios de aseo, seguridad, jardinería y gestión de residuos para garantizar la calidad y la eficiencia.
Además, un Facility Manager se ocupa de la gestión financiera de la operación, ayudando a crear presupuestos realistas y buscando constantemente la optimización de gastos comunes**. También gestiona el cumplimiento de normativas de seguridad y salud, y a menudo lidera iniciativas de sostenibilidad y **eficiencia energética**. En resumen, el Facility Manager es el director de orquesta que asegura que todos los servicios y sistemas del edificio funcionen en armonía. Empresas como Control 24 Administration Services asumen este rol integral, ofreciendo una gestión profesional que abarca todas estas áreas para el beneficio de la copropiedad.
El término "facility", en singular, se traduce del inglés como "instalación" o "infraestructura". Se refiere al entorno físico construido donde una organización lleva a cabo sus actividades. En el contexto de la propiedad horizontal, un "facility" es el edificio o conjunto residencial en su totalidad. Esto incluye no solo la estructura física (los edificios, los parqueaderos, las zonas verdes), sino también todos los sistemas y servicios que permiten su funcionamiento, como las redes eléctricas e hidráulicas, los sistemas de seguridad, los ascensores y las áreas comunes como salones sociales o piscinas.
Por lo tanto, "Facility Management" significa literalmente "gestión de las instalaciones". Es la disciplina que se encarga de que todo este complejo ecosistema funcione de manera óptima. No se trata solo de la administración de los aspectos legales o contables de la copropiedad, sino de la gestión integral de todo el activo físico. Un enfoque profesional como el de Control 24 Administration Services pone la gestión del "facility" en el centro, entendiendo que un edificio bien gestionado y mantenido es la base para una comunidad próspera y una inversión que se valoriza.
Si bien los desafíos técnicos y financieros son significativos, la mayoría de los administradores y miembros de consejos coincidirían en que la parte más difícil de la administración de propiedades es la **gestión de las personas y la comunicación**. Una copropiedad es una comunidad de individuos con diferentes expectativas, personalidades y niveles de comprensión sobre cómo funciona la administración. Lidiar con conflictos entre vecinos, gestionar las quejas de manera efectiva, comunicar decisiones impopulares (como un aumento en la cuota o una obra que genera incomodidad) y mantener a todos informados de manera clara y transparente es un desafío constante.
La clave para superar esta dificultad es la profesionalidad, la empatía y la comunicación proactiva. Un buen administrador no se esconde; establece canales de comunicación claros, responde a las solicitudes de manera oportuna y sabe cómo mediar en los conflictos. En Control 24 Administration Services, entendemos que nuestro servicio es, en esencia, un servicio al cliente. Por eso, utilizamos plataformas digitales para facilitar la comunicación y nos enfocamos en generar informes oportunos y confiables, construyendo la confianza que es fundamental para una comunidad armoniosa.
