Deje de gestionar conflictos y empiece a construir acuerdos. Las conciliaciones son la herramienta clave para restaurar la paz y la armonía en su comunidad.
¿Qué son las conciliaciones?
Las conciliaciones son un método alternativo de resolución de conflictos donde un tercero neutral e imparcial, el conciliador, ayuda a dos o más partes (vecinos) a encontrar una solución satisfactoria a su disputa. El concepto erróneo más común es pensar que el Comité de Convivencia actúa como un juez que impone una decisión. En realidad, su rol, y el de un conciliador profesional, es el de ser un facilitador del diálogo. No se busca un ganador y un perdedor, sino un acuerdo voluntario.
El resultado soñado es la restauración de las relaciones y la construcción de una cultura de paz en la copropiedad. Es transformar una queja recurrente que envenena el ambiente en un acuerdo escrito y vinculante que ambas partes se comprometen a cumplir. Es tener un proceso claro y estructurado para el manejo de conflictos vecinales que sea más rápido, económico y mucho menos desgastante que acudir a una inspección de policía. La conciliación no solo resuelve el problema puntual; enseña a la comunidad a comunicarse y a resolver sus diferencias de manera constructiva.
Resolución efectiva y pacífica de conflictos comunitarios
En Control 24 Administration Services sabemos que la convivencia armoniosa en una propiedad horizontal depende de la capacidad para resolver conflictos de manera ágil, justa y pacífica. Por eso, ofrecemos un servicio especializado en gestión de conciliaciones, enfocado en mediar y facilitar acuerdos entre copropietarios, arrendatarios y administración antes de que los problemas escalen a instancias legales.
Nuestro equipo capacitado actúa como facilitador neutral, promoviendo el diálogo constructivo y soluciones consensuadas que beneficien a toda la comunidad.
¿Qué incluye nuestra gestión de conciliaciones?
- Diagnóstico del conflicto: Identificamos las causas y las partes involucradas para preparar un proceso de conciliación adecuado.
- Mediación profesional: Facilitamos el diálogo directo entre las partes, promoviendo un ambiente de respeto y comprensión.
- Propuesta de acuerdos: Ayudamos a redactar y formalizar acuerdos claros, prácticos y cumplibles, que resuelvan las controversias de fondo.
- Seguimiento y cumplimiento: Supervisamos que los acuerdos se cumplan oportunamente, manteniendo informada a la administración y al consejo.
- Prevención de futuros conflictos: Asesoramos en la implementación de políticas y normas que reduzcan la recurrencia de disputas.
Nuestro compromiso
Promovemos la convivencia y el bienestar colectivo a través de soluciones pacíficas, evitando gastos y desgastes emocionales que generan los procesos judiciales. En Control 24 Administration Services conciliamos para construir comunidades fuertes y unidas.
El rol del comité de convivencia como primer mediador
Las funciones del comité de convivencia, según la Ley 675 de 2001, lo establecen como la primera instancia para la resolución de conflictos vecinales. Su papel no es el de investigar y sancionar, sino el de ser un amigable componedor. Cuando surge una disputa, su labor es escuchar a ambas partes por separado, entender sus perspectivas y luego facilitar un espacio de diálogo para que ellos mismos, con su guía, puedan encontrar una solución. Actúan como un puente de comunicación, ayudando a que los vecinos pasen de la confrontación a la colaboración.
Sin embargo, los miembros del comité son voluntarios y a menudo carecen de la formación en técnicas de mediación comunitaria, lo que puede hacer que el proceso sea frustrante e ineficaz. Aquí es donde el apoyo externo se vuelve valioso. Un asesor experto puede capacitar al comité en habilidades de escucha activa y negociación, y proveer un marco metodológico para llevar a cabo estas audiencias. Este apoyo profesionaliza la labor del comité, dándole las herramientas para ser mucho más efectivo en su misión de fomentar la convivencia pacífica.
¿Cómo un manual de convivencia claro previene los conflictos?
La mayoría de los conflictos en una copropiedad no nacen de la mala fe, sino de la ambigüedad. Un manual de convivencia vago o desactualizado es el caldo de cultivo perfecto para las disputas. Si las reglas sobre los horarios de ruido permitidos o las normas sobre mascotas en edificios no son específicas, cada vecino las interpreta a su manera. La mejor herramienta de un Comité de Convivencia no es su habilidad para mediar, sino un manual de convivencia tan claro que la mayoría de los conflictos se previenen antes de que ocurran.
Una reforma del manual, liderada por el Consejo con el apoyo del Comité de Convivencia, es una inversión directa en la paz de la comunidad. Al establecer reglas precisas sobre el uso de áreas comunes conflictivas, como la piscina o los parqueaderos, se eliminan las "zonas grises". Cuando las normas son claras, el 90% de los residentes las cumplirán voluntariamente. Y para el 10% restante, la administración tendrá una base objetiva y no subjetiva para actuar, haciendo que el proceso de hacer cumplir el reglamento sea mucho más sencillo y menos propenso a discusiones.
El proceso de una audiencia de conciliación exitosa
Una audiencia de conciliación no es una charla informal, es un proceso estructurado. Comienza con la preparación, donde el conciliador (sea un miembro del comité o un asesor externo) estudia el caso y define las reglas de la reunión. Durante la audiencia, el conciliador primero establece un ambiente de respeto y escucha. Luego, le da a cada parte la oportunidad de exponer su versión de los hechos sin interrupciones. El siguiente paso es crucial: el conciliador ayuda a las partes a identificar los intereses reales que subyacen a sus posiciones. A menudo, el problema no es "el perro que ladra", sino la "necesidad de descanso" de un vecino.
Una vez identificados los intereses, el conciliador facilita una lluvia de ideas para que las propias partes generen posibles soluciones. El objetivo es que lleguen a un acuerdo que sea mutuamente beneficioso. Si se logra, este acuerdo se pone por escrito en un acta de conciliación, que, si se realiza ante un centro de conciliación autorizado, tiene efectos legales de cosa juzgada. Contar con un asesor que guíe este proceso aumenta exponencialmente las probabilidades de éxito, transformando una queja en un acuerdo vinculante y duradero.
¿Cuándo escalar el conflicto y aplicar sanciones por incumplimiento?
La conciliación es una herramienta poderosa, pero voluntaria. Si una de las partes se niega a asistir o si, a pesar de los esfuerzos, no se llega a un acuerdo, el Comité de Convivencia debe saber cuándo escalar el caso. El siguiente paso es presentar un informe formal al Administrador y al Consejo de Administración, detallando el conflicto y los intentos fallidos de mediación. Es en este punto donde la gestión del conflicto pasa de la mediación a la aplicación de la norma. El Administrador, con el respaldo del Consejo, deberá entonces iniciar el proceso sancionatorio.
La aplicación de sanciones por incumplimiento de reglamento debe seguir estrictamente el debido proceso establecido en el reglamento de propiedad horizontal y la ley. Esto implica una notificación formal al infractor, la oportunidad de presentar sus descargos y, finalmente, la imposición de la sanción correspondiente si se confirma la falta. Un manual de convivencia y un reglamento claros son indispensables en esta etapa. Con el apoyo de un asesor legal, el Consejo puede asegurarse de que cada paso de este proceso sea legalmente sólido, protegiendo a la copropiedad de posibles impugnaciones.
Preguntas frecuentes
En el contexto colombiano, la conciliación se puede clasificar principalmente de dos maneras. La primera es la conciliación judicial, que es la que se realiza dentro de un proceso judicial ya en curso, donde el juez promueve un acuerdo entre las partes. La segunda, y más relevante para las copropiedades, es la conciliación extrajudicial**. Esta se realiza antes de iniciar un proceso judicial y puede ser de dos tipos: **en derecho**, que es la realizada en un centro de conciliación autorizado por el Ministerio de Justicia, donde el acuerdo tiene efectos de cosa juzgada y el acta presta mérito ejecutivo, como una sentencia.
El otro tipo de conciliación extrajudicial es la **en equidad**, realizada por un conciliador en equidad nombrado por la comunidad, cuyo enfoque es más comunitario. Para la propiedad horizontal, el mecanismo interno es el **Comité de Convivencia**, que actúa como un mediador informal. Sin embargo, para conflictos que requieren un acuerdo con fuerza legal, la opción ideal es acudir a un centro de conciliación. Contar con un asesor experto guía al Comité sobre qué tipo de conciliación es la más adecuada para cada conflicto, asegurando que se utilice la herramienta correcta.
Las decisiones en una copropiedad se toman a través de una estructura jerárquica de gobierno. La máxima autoridad es la **Asamblea General de Propietarios**. En esta reunión anual (o en reuniones extraordinarias), se toman las decisiones más importantes que afectan a toda la comunidad, como la aprobación del presupuesto, la elección del Consejo de Administración, la imposición de cuotas extraordinarias y las reformas al reglamento. Sus decisiones son de obligatorio cumplimiento para todos los residentes. La Asamblea es la voz soberana de la comunidad, donde cada propietario ejerce su derecho al voto.
Como la Asamblea no puede estar en sesión permanente, elige a un **Consejo de Administración**. Este órgano, compuesto por propietarios, toma decisiones de carácter más rutinario y supervisa la labor del administrador. A su vez, el **Administrador** es el encargado de tomar las decisiones operativas del día a día, siempre dentro del marco del presupuesto y las directrices dadas por el Consejo y la Asamblea. Por lo tanto, es un sistema de gobierno delegado: la Asamblea define la estrategia, el Consejo supervisa y el Administrador ejecuta.
Un acuerdo de copropiedad, en su sentido más formal, es el **Reglamento de Propiedad Horizontal**. Este es el documento maestro, elevado a escritura pública, que establece la existencia de la copropiedad y define todas las reglas fundamentales: identifica los bienes privados y comunes, establece los coeficientes de copropiedad, y define los derechos y deberes de los propietarios. Es la "constitución" del edificio, y todas las demás normas, incluyendo el manual de convivencia, deben estar en concordancia con él. Este es el acuerdo principal que todo propietario acepta al comprar su inmueble.
En un sentido más práctico y cotidiano, un "acuerdo de copropiedad" también puede referirse a una **decisión tomada por la Asamblea General de Propietarios** y registrada en un acta. Por ejemplo, la decisión de realizar una mejora en un área común o de aprobar una cuota extraordinaria es un acuerdo vinculante para todos. De igual forma, un acta de conciliación firmada entre dos vecinos en un Comité de Convivencia es un acuerdo privado que busca resolver una disputa específica. La gestión de todos estos tipos de acuerdos es central para la administración de la comunidad.
Cuando los vecinos no se ponen de acuerdo, la Ley 675 de 2001 establece un mecanismo específico para la resolución de conflictos: el **Comité de Convivencia**. Este comité es un órgano elegido por la Asamblea de Propietarios y su función principal es actuar como un mediador para encontrar soluciones amistosas a las controversias que surgen entre los residentes o entre estos y los órganos de administración. Es la primera instancia interna a la que se debe acudir. Su objetivo es la conciliación y la construcción de acuerdos, no la imposición de sanciones.
Si la mediación del Comité de Convivencia no es exitosa, existen mecanismos externos. Las partes pueden acudir a un **centro de conciliación** autorizado por el Ministerio de Justicia para una conciliación en derecho, cuyo acuerdo tiene efectos de sentencia judicial. Otra vía es acudir a la **autoridad policiva** (Inspección de Policía) para los temas que sean de su competencia según el Código Nacional de Seguridad y Convivencia. Como último recurso, para conflictos más complejos, queda la vía de la **justicia ordinaria** a través de un juez civil. Contar con una asesoría experta es clave para saber qué camino tomar.
Si no se llega a un acuerdo en un conflicto de convivencia a través de la mediación del Comité de Convivencia, el problema no desaparece, simplemente escala a la siguiente instancia. El Comité debe dejar constancia por escrito de que se intentó la conciliación sin éxito. A partir de ahí, la parte afectada (sea un propietario o la administración) tiene varias opciones. Si la conducta del vecino infringe el manual de convivencia, el Administrador, con el respaldo del Consejo, puede iniciar el **proceso sancionatorio** que esté estipulado en el reglamento, que puede incluir multas.
Si el conflicto viola normas del Código Nacional de Seguridad y Convivencia (como el ruido excesivo), la parte afectada puede presentar una **querella ante la Inspección de Policía**. Si el problema implica un daño o un perjuicio que deba ser resarcido, la vía es una **demanda civil** ante un juez. Es crucial entender que el fracaso de la conciliación no es el fin del camino, sino el inicio de las vías formales y coercitivas. Por ello, siempre es preferible buscar un acuerdo, ya que las alternativas son más largas, costosas y desgastantes para todos.
La disolución de una copropiedad regida por la Ley 675 de 2001 es un proceso extremadamente complejo y poco común, reservado para situaciones extraordinarias. La ley contempla causas de extinción como la destrucción total del edificio (en una proporción que supere el 75%) o la decisión unánime de todos los propietarios de la copropiedad. Esta decisión unánime es, en la práctica, muy difícil de lograr en edificios con muchos propietarios. También puede extinguirse por orden de una autoridad judicial o administrativa. No es un proceso que se pueda iniciar por simple voluntad de una mayoría.
Si se refiere a la disolución de la copropiedad entre dos o más personas sobre un solo apartamento (no sobre todo el edificio), el proceso es diferente. Esto se conoce como "división de la cosa común". Si los copropietarios no se ponen de acuerdo en vender su parte o en que uno le compre al otro, cualquiera de ellos puede iniciar un **proceso divisorio** ante un juez civil. En este proceso, si no hay acuerdo, el juez ordenará la venta del inmueble en una subasta pública y la repartición del dinero entre los copropietarios según sus porcentajes de participación.
